De 4 principes voor een productieve werkweek

Toen ik net begon als oprichter van clevergig was ik vooral bezig met heel veel ballen hooghouden. Ik maakte structureel weken van meer dan 60 uur en trok alle taken naar mezelf toe. Ook had ik dag en nacht het reilen en zeilen van bedrijf aan mijn hoofd. Geen gezonde situatie. Herkenbaar?

Deel je week in aan de hand van deze 4 principes en geniet als Calm CEO van een productievere werkweek. Start met het in kaart brengen van een gemiddelde werkweek: welke taken voer je fluitend uit, en welke taken blijf je maar uitstellen? Kortom: waar krijg je energie van en waar juist niet? De taken die jou géén energie geven neem je onder de loep. Kun je er een van deze 4 principes op loslaten?

1 - Automatiseren
Heel simpel: zijn er taken en processen die je kunt automatiseren door het gebruik van software? Door workflows te creëren en deze te automatiseren verlopen processen altijd op dezelfde manier met zo min mogelijk menselijke tussenkomst. Je neemt jezelf en je team op die manier veel tussenstappen uit handen. Mijn favoriete tools? 

• CRM, Marketing en Sales: Hubspot 
• Communicatie: Slack, Zoom en Loom 
• Taken en projecten: Asana 

2 - Delegeren
Eentje die jullie vaker van mij te horen krijgen: delegeren. Dit geldt vooral voor taken die je bedrijf niet direct geld opleveren, maar die wel noodzakelijk zijn. Wanneer facturen inboeken niet jouw ding is, besteed daar dan geen uren van je tijd aan. Laat het over aan je administratief medewerker of accountant. Zodat jij kan focussen op de dingen die wél waarde toevoegen aan het bedrijf. Iets met ‘tijd is geld’… 

Schrijf een draaiboek voor elke taak die je delegeert, zodat alles op jouw manier gedaan wordt. Zorg ervoor dat degene aan wie je de taak overdraagt op de hoogte is van welke werkzaamheden er onder de taak vallen, en geef diegene ook de verantwoordelijkheid.  Een werknemer die zich verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat, zal zorgvuldig te werk gaan. En niet onbelangrijk: de definition of done. Anders gezegd, wanneer is de taak naar tevredenheid afgerond.

3 - Uitbesteden
Deze lijkt een beetje op bovenstaand principe, maar is bedoeld voor kennis en kunde die je niet per se zelf in huis hoeft te hebben voor jouw business. Je hoeft hier dus niet zelf mensen voor in je team te hebben, maar je besteedt het uit aan andere bedrijven. Denk hierbij aan het inhuren van een Office Manager of Virtual Assistent voor secretariële taken en het inhuren van een boekhouder voor de jaaropgave.

Hoe bepaal je of je een dienst gaat uitbesteden? Is de taak géén onderdeel van jouw core business en is er niemand in jouw team die er energie van krijgt? Uitbesteden maar!

4 - Batching
Dit principe heeft misschien iets meer uitleg nodig. Met batching bedoel ik het combineren van verschillende werkzaamheden. Neem als voorbeeld het doen van de was: je draait geen wasje met maar twee vieze sokken, je spaart de was op tot je een volle wasmachine hebt. Dat kun je ook met je werkzaamheden doen. Maak een planning voor de hele week waarin je de focus per dag(deel) op één soort taak legt. Zo voorkom je dat je gedurende de dag vooral aan het schakelen bent van de ene taak naar de andere. Een voorbeeld van hoe ik mijn werkweek indeel:

• Maandag: financiën & management
• Dinsdag: automatiseren & projecten
• Woensdag: interne overleggen, teambuilding
• Donderdag: klantenbinding & sales
• Vrijdag: Calm CEO

Meer weten over batching? Check de video van productiviteit-goeroe Tim Ferriss.

Meer tijd om te ondernemen
Deel je werkweek in aan de hand van deze 4 principes, en jij hebt weer tijd om te werken áán je bedrijf (niet in je bedrijf). Word die Calm CEO die je altijd hebt willen zijn en geniet weer van het ondernemen!